En una empresa las facturas tienen que estar al día, han de estar los datos importantes inscritos en una base de datos porque es la única forma de que el empresario pueda tenerlo todo bien atado.
Esto antes no se hacía así ya que las empresas realizaban las facturas a mano y así costaba más trabajo organizarlo todo y saber si algún servicio estaba pagado.
Ya no supone un problema porque este tipo de programas permite que el empresario pueda gestionar los pagos y los cobros en cuestión de minutos.
Todo se hace mejor utilizando programas
Cualquier empresario quiere realizar sus gestiones utilizando tecnología punta porque así puede tenerlo todo mejor controlado e incluso puede ver si las facturas están pagadas y cobradas desde el móvil.
Existen programas de facturación que son muy completos y que permiten que los empresarios puedan controlar los gastos que hay en las empresas para saber si es necesario hacer alguna reestructuración.
Pero… ¿qué es lo que puede aportar un programa de este tipo?, pues yo te lo voy a decir aquí ya que permiten que las gestiones se puedan realizar de forma rápida, se sabe lo que está pagado y lo que está pendiente de cobro y así no existen errores humanos.
Son útiles estos softwares, son sencillos de utilizar porque lo que tiene que hacer el trabajador es añadir las cifras convenientes y el programa generará la factura en cuestión de minutos.
Además, si el empleado tiene que mandar una factura al proveedor, podrá buscar el número de la misma, confirmará los datos existentes y, en cuanto añada el correo electrónico del mismo, será enviada la factura.
Un software que facilita las gestiones en las empresas
Algo que no se puede negar es que las empresas tienen que realizar miles de gestiones cada día y, para que todo salga bien, tienen que emplear softwares específicos porque así se tiene todo más controlado.
Existen empresas que prefieren los métodos convencionales para generar las facturas pero a veces ocurre que alguna se pierde o se traspapela y, como no existe un control sobre las mismas, no se puede confirmar si el usuario ha realizado el pago o no.
Es cierto que muchos proveedores y clientes conservan las facturas que han pagado para que no haya problemas en el caso de que la empresa en cuestión tenga algún problema y pierda una factura concreta.
Pero, hay que caer en la cuenta de que, es importante adquirir un programa de facturación porque así se optimiza la productividad y los pagos y los cobros quedan registrados y controlados.
¿Qué es lo que opina al respecto ErpLoop?, los profesionales que han creado este programa de facturación para autónomos, aseguran que está adaptado a la Ley Antifraude 11/2021 y se está ante un software profesional que es ideal para los despachos profesionales.
Los profesionales solo quieren utilizar programas profesionales
¿Qué cosas más raras no?, un profesional, como es lógico, solamente va a querer hacer uso de programas que sean 100% profesionales porque así pueden gestionar las facturas de una manera sencilla.
Se busca así tener contentos a los clientes y que todas las gestiones que tienen que ver con la facturación estén al día y esté todo controlado para que no haya ningún problema.
Hay programas diferentes, algunos vienen más completos que otros y, la elección de un tipo u otro va a depender de cada empresa y de lo que se necesite.
Como es lógico, las facturas tienen que estar concentradas en el mismo lugar porque así no se producen olvidos, no hay pérdidas de documentos y todo se tiene bien organizado.
El programa lo que hará será asignar de manera automática un número correspondiente a cada factura que se tenga que generar y así se podrá identificar cada una de ellas.
No existen errores de cálculo
¿Sabes lo que pasaba cuando no existían programas para realizar las facturas?, pues que a veces se producían errores de cálculo y se cobraba a los clientes y a los proveedores de más o de menos.
Se producía un caos y esto ninguna empresa lo puede consentir porque se traduce en una pérdida de dinero y es por ello que se crearon los programas de facturación, porque así se sabe quién paga, quién debe dinero y si todo está en orden o no.
Verás que existen muchos programas de facturación que están completos, algunos son muy útiles para aquellas empresas que tienen un gran tamaño y otros son ideales para empresas de mediano tamaño.
¿Cómo puede saber el empresario si tiene que hacer uso de un tipo de software o de otro?, pues simplemente analizando las funcionalidades y las herramientas que les ofrecen.
Hay programas que hasta te hacen la contabilidad cada vez para que el empresario pueda saber si cuadran las cuentas, si hay dinero suficiente en caja y si todo ha sido gestionado correctamente.
Se reducirán los errores en la empresa
Las empresas, por suerte o por desgracia, no se pueden permitir cometer errores de ningún tipo y menos aún los que tienen que ver con el tema de las facturas porque, tanto si falta dinero como si hay de más, quiere decir que existe un problema y ha de ser solucionado.
Los programas de facturación son muy útiles para esto porque así los trabajadores, mientras están realizando las facturas, controlan que todo esté bien y hay algunos que avisan en el caso de que se haya producido un problema en la contabilidad.
Así, en el mismo momento, el empresario va a poder saber de qué se trata, podrá saber qué problema hay y si existe solución o si hay que modificar algo.
Las facturas tienen que estar pagadas y cobradas porque es la única forma que tienen las empresas para poder demostrar que son fiables y que son solventes.
Cuando se realizaban las facturas a mano, a veces se producían problemas o había errores y costaba trabajo solucionarlos porque los empleados tenían que estar revisando muchas facturas anteriores y perdían prácticamente todo el día.
Se ahorra tiempo y dinero
En efecto, las empresas saben que, cuando empiezan a utilizar software de facturación, comienzan a ahorrar mucho tiempo y mucho dinero porque lo único que tienen que hacer los trabajadores es rellenar los huecos que haya en el programa.
Una vez que estén todos los huecos de la factura rellenos, se hacen los cálculos de forma automática y ya puede ser enviada la factura al cliente o al proveedor.
Antes, los trabajadores tenían que crear la factura, tenían que rellenar los huecos, a veces se producían errores o se hacían mal las cuentas y es por ello que muchas empresas se veían afectadas cada mes porque existía una falta de dinero.
Este problema, gracias a la tecnología, ha podido ser solventado porque hay que rellenar los huecos que se ven en la factura y de forma automática aparecen las cantidades totales.
Es decir, no se producen errores porque no existe una manera de que se puedan realizar ya que el programa, de forma automática, va a hacer las cuentas que sean necesarias.
¿Cómo puedo saber qué programa tengo que utilizar?
No te preocupes porque vas a encontrar miles de programas de facturación y algunos suelen ser mejores que otros porque cuentan con herramientas y funcionalidades diversas.
¿Tienes una empresa grande y quieres adquirir un programa completo?, has de saber que hay software en el cual vas a poder realizar la contabilidad de tu empresa y todas las cuentas saldrán a la primera.
Es importante que elijas un software que te de confianza, en el cual aparezca la información que te interese y en el que veas todas las cantidades y todos los números claros.
Muchos empresarios buscan páginas webs concretas donde se ofrecen programas de este tipo porque lo último que quieren es hacer uso de programas piratas.
Se entiende bien que los programas de facturación que valen la pena suelen ser un poco caros pero siempre hay que mirar el lado positivo de todo esto: no se busca defraudar a Hacienda y se busca hacerlo todo legalmente.
Tus facturas siempre al día
En las empresas hay que facturar cada día, hay que tener los tickets de compras y ventas organizados porque así el empresario puede saber en qué está invirtiendo su dinero.
Los trabajadores tienen que controlar las facturas y es por ello que tienen que emplear programas de facturación que estén completos porque así van a poder realizar sus funciones más ágilmente.
En cualquier empresa las facturas tienen que estar al día y esto quiere decir que tiene que haber una gestión de forma diaria para saber dónde se está invirtiendo el dinero y qué es lo que se puede mejorar.
Los programas de gestión ayudan mucho en este sentido a las grandes empresas porque son las que mueven mucho dinero cada día, cada mes y cada año y tienen que controlarlo todo.
Así, en el caso de que se produzca algún problema, lo que tiene que hacer el empresario es introducir el número de factura y verá al instante dónde se encuentra el error y si existe una forma de subsanarlo.
