Los beneficios de la gestión documental en las organizaciones son evidentes. En los últimos años podemos ver como hay muchos documentos que nacen en formato electrónico y que además viven en los documentos realizados en papel. Una buena gestión, como nos comentan los expertos de gitdoc.es es fundamental para toda organización de cara a que haya un control y normas para que no se produzca un desorden.
A pesar de sus ventajas, existen todavía empresas que no cuentan con un sistema de Gestión de Documentos y es que, aunque la gestión mixta a la hora de manejar los documentos de papel y electrónicos van a seguir conviviendo, es preciso contar con una gestión adecuada en papel para heredar dicho modelo de gestión electrónica.
Beneficios gestión documental
Más productividad
Existe una mayor eficacia y eficiencia a la hora de buscar y recuperar los documentos y expedientes. El acceso debe ser rápido y seguro a la información de la compañía, pasando a reducir los tiempos para la búsqueda de información y de respuesta.
Menores costes
Por lo general se produce una reducción de los espacios en los que se preserva la documentación, pues al no estar en papel, se produce un ahorro en el archivo, impresión, fotocopia y búsqueda.
Ahorro de tiempo
Toda documentación se tiene en un único repositorio con idénticas reglas donde toda la documentación es sencilla de recuperar y encontrar, lo que hace es agilizar las tareas en la organización y de responder a los clientes. Como es un documento electrónico se puede ganar tiempo de cara a evitar el proceso en el que se archivan los documentos físicos.
Mejora en el ROI
Hay muchos estudios que se han hecho y que dejan bien claro que hay una mejora del ROI y que implican una reducción de costes, así como un aumento de la calidad, además de responder adecuadamente a las demandas de documentos, lo que mejora la productividad.
Homologaciones
Muchas veces un mismo trabajo se puede hacer de varias formas y departamentos que no se pueden medir de manera eficaz.
Cuando se tiene un bien gestor de documentos que lleve los procesos, se puede llegar a unificar los procedimientos de cara a hacer todos los trabajos, lo que hace que se pueda establecer un único modelo para la empresa, lo que puede cuantificar los resultados de las tareas.
Mejora de los procesos
Los procesos y su automatización hacen posible que se puedan controlar los procesos y los documentos generados, lo que ayuda a que la tramitación y gestión sean mejores. Todo ello lo que hace es provocar una mayor eficacia de los trabajadores.
Menores riesgos profesionales
El manejo de volúmenes grandes del papel lo que hace es implicar riesgos de perderlo, duplicarlo, etc. Si se habla de la documentación que sea de gran sensibilidad o restringida con más razón.
Movilidad
La gran mejora tecnológica deja claro que la movilidad es un elemento fundamental en la via diaria, debiendo estar conectados en todo momento y lugar.
En el sector de la empresa y de la documentación, tampoco no escapa a todo ello, por lo que el gestor de documentos tiene que contar con un desarrollo total de la plataforma.
Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos
Con éxito que tienen las nuevas tecnologías y la tendencia que vivimos de llegar al trabajo sin papeles y que todos los documentos sean electrónicos.
El gran ritmo de las innovaciones que hay lo que hacen es impedir que se logren los objetivos. Hablamos que una de las grandes incógnitas actualmente se quiere conservar a largo plazo de los documentos que se generan de manera electrónica cumpliendo de las leyes conservación, así como con el interés en que se recupere el futuro del contenido de ellas.
El que exista una plataforma y se pueda contar con ella en el gestor de los documentos hace que se pueda saber que la información va a estar disponible en lo que dure la vida del documento, salvo que se puedan producir cambios a nivel tecnológico en este tiempo al asegurar el contenido de los mismos con independencia del momento en que se recupere y con el formato en el que fue conservado.
Hay que estar siempre atento a las novedades y a los nuevos tiempos. Está claro que vivimos unos años en los que los cambios están propiciando muchísimas novedades y cambios, no solo en este tipo de gestión, también en cuanto a la novedad que hay en los propios programas, que se suelen también ir adaptando a estos cambios que llegan cada cierto tiempo.
